Le Règlement sur l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada exige la présentation dans le rapport annuel des « méthodes de gestion » du conseil d’administration. On trouvera des renseignements plus détaillés sur la gouvernance à l’adresse www.oirpc.ca.

FONCTIONS, OBJECTIFS ET MANDAT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.
Le conseil est responsable de la gérance de l’Office, notamment d’en surveiller la gestion.

En tant que fiduciaires, les administrateurs doivent agir avec intégrité et de bonne foi, dans l’intérêt des cotisants et des bénéficiaires du RPC. Ils doivent exercer le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une personne prudente. Les administrateurs sont tenus de mettre en œuvre leurs connaissances spécialisées dans l’exercice de leurs fonctions et sont assujettis à des normes plus élevées dans leurs domaines de compétence.

COMPOSITION, MANDAT ET ACTIVITÉS DES COMITÉS DU CONSEIL.
Le conseil compte quatre comités – le comité de placement, le comité de vérification, le comité de la gouvernance, et le comité des ressources humaines et de la rémunération. Le comité de placement est constitué de l’ensemble du conseil. Composition des autres comités.

Le comité de placement examine et recommande notre Énoncé des principes de placement à l’approbation du conseil; de plus, il examine et approuve le programme de placement de l’Office et en surveille la mise en œuvre. Il examine aussi la tolérance à l’égard du risque lié au portefeuille et approuve l’engagement des gestionnaires externes de placements et des dépositaires, ainsi que les mandats nouveaux ou importants.

Le comité de vérification surveille la préparation des rapports financiers, la vérification externe et interne, le bon fonctionnement des systèmes d’information et l’application des politiques et pratiques de contrôle interne. Il s’occupe aussi de certains aspects des régimes de retraite du personnel et assiste le conseil dans le cadre des examens spéciaux exigés par la loi. Il partage avec le conseil et les autres comités la responsabilité de la gestion globale des risques. Il se réunit régulièrement avec les vérificateurs externes et internes sans que la direction soit présente.

Le comité des ressources humaines et de la rémunération administre un processus d’évaluation annuelle du rendement pour le chef de la direction, examine et recommande les principes de rémunération, revoit la structure organisationnelle et veille à la planification de la relève. Il s’occupe en outre des politiques concernant les avantages sociaux du personnel et les ressources humaines, des différents aspects des régimes de retraite du personnel et de la rémunération des administrateurs.

DÉCISIONS SOUMISES À L’APPROBATION PRÉALABLE DU CONSEIL.
Les pouvoirs discrétionnaires de la direction en matière de décisions opérationnelles et de placement sont établis dans des politiques approuvées par le conseil. Celui-ci examine les recommandations que la direction fait aux comités du conseil. Il doit notamment approuver l’orientation stratégique de l’Office ainsi que son plan d’affaires et son budget annuels. La rémunération annuelle et les primes de rendement, de même que la nomination des dirigeants, nécessitent l’approbation du conseil.

PROCÉDURES D’ÉVALUATION DU RENDEMENT DU CONSEIL.
Peu après son entrée en fonction en octobre 1998, le conseil a établi un processus annuel d’évaluation de son propre rendement et de celui de ses comités. Les évaluations s’effectuent à l’aide de questionnaires confidentiels dont les résultats sont résumés par un conseiller indépendant. Ces résumés, qui sont passés en revue par le conseil, aident les administrateurs à rester axés sur leur obligation fiduciaire, qui est de représenter les intérêts des cotisants et des bénéficiaires du RPC. Le conseil procède en outre à une évaluation annuelle confidentielle des administrateurs par leurs pairs. Ce processus vise à aider chaque membre du conseil à repérer des possibilités d’autoperfectionnement et à guider le comité des candidatures externe lorsqu’il étudie le renouvellement de mandats individuels.

ATTENTES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION VIS-À-VIS DE LA DIRECTION.
La direction doit se conformer à la Loi sur l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada et à son règlement d’application, ainsi qu’à toutes les politiques approuvées par le conseil, dont notamment le document intitulé Code de déontologie et mécanismes de détection et de résolution des conflits d’intérêts. La direction définit, avec la participation du conseil, l’orientation stratégique de l’organisme, en réponse à l’accroissement de ses responsabilités en matière de gestion de l’actif et aux perspectives des marchés financiers. La stratégie ainsi définie prévoit des politiques et des contrôles de gestion des risques, ainsi que des mécanismes de surveillance et de présentation de rapports.

La direction est chargée d’élaborer des indices de référence qui mesurent objectivement le rendement des marchés et des catégories d’actif dans lesquels est investi l’actif du RPC. Le conseil s’aide des indices de référence pour évaluer le rendement de la direction en matière de placement et pour structurer les primes de rendement.

RÉMUNÉRATION TOTALE DES ADMINISTRATEURS ET DES CADRES DIRIGEANTS.
La rémunération totale des administrateurs est résumée à la note complémentaire 7a). Une étude préparée en mars 2004 par un cabinet privé de services-conseils en matière de rémunération a porté sur des données concernant des sociétés ouvertes des indices TSX 60, TSX 100 et TSX 300 ainsi que des organismes choisis du secteur public.

La rémunération totale des cinq dirigeants les mieux rémunérés de l’Office est indiquée en détail à la note complémentaire 7b). La rémunération des dirigeants est en partie fondée sur le rendement et fait l’objet d’une révision annuelle par le conseil.

RÉSULTATS D’UNE VÉRIFICATION SPÉCIALE OU D’UN EXAMEN SPÉCIAL.
Au moins une fois tous les six ans, comme l’exige l’article 47 de la Loi sur l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada, le ministre des Finances ordonne un examen spécial des moyens de contrôle et d’information de l’Office en matière de finances et de gestion et de ses méthodes de gestion. Le dernier examen de ce genre a porté sur une période de trois mois au début de janvier 2004 et a été exécuté, comme l’exige la loi, par les vérificateurs de l’Office, Deloitte & Touche s.r.l. Il avait pour objet de fournir une assurance raisonnable quant à la protection et au contrôle de l’actif de l’Office, à sa gestion économique et efficiente et à l’efficacité de ses opérations. Dans son rapport aux ministres des Finances fédéral et provinciaux, le cabinet Deloitte & Touche a donné à l’Office la meilleure appréciation possible, en indiquant qu’il n’avait relevé aucune lacune grave dans nos moyens et méthodes. Le rapport complet se trouve dans notre site Web, à l’adresse www.oirpc.ca.

RÈGLES EN MATIÈRE DE CONFLITS D’INTÉRÊTS.
La possibilité de conflits d’intérêts a été prévue dans les dispositions législatives concernant l’Office parce que les gouvernements fédéral et provinciaux désiraient recruter des administrateurs possédant des compétences dans le domaine des finances et du placement et engager du personnel ayant des compétences financières. Le code de déontologie a été établi pour gérer et, si possible, éliminer ces conflits. Les mécanismes prévus par les dispositions législatives et par ces codes visent à faire en sorte que les administrateurs et les membres du personnel ne puissent tirer un profit ou un autre avantage d’une transaction conclue par ou avec l’Office. Des règles strictes de déclaration de tous les intérêts personnels ou professionnels susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu sont en place. À l’issue du processus prévu pour identifier et déclarer ces conflits et en discuter, le comité de la gouvernance du conseil présente une résolution à l’ensemble du conseil.

CODE DE DÉONTOLOGIE.
Le code de déontologie à l’intention des administrateurs et du personnel vise à créer un climat de confiance, d’honnêteté et d’intégrité au sein de l’Office, et les règles en matière de conflits d’intérêts abordent des questions telles que les relations avec les fournisseurs, les placements personnels et la confidentialité des renseignements exclusifs. Par exemple, ce code établit des règles strictes exigeant l’obtention d’une autorisation préalable pour les opérations personnelles portant sur des valeurs émises par des sociétés. Il traite aussi de l’acceptation par les administrateurs et les membres du personnel d’invitations, de cadeaux ou d’un traitement spécial qui pourraient favoriser ou donner l’impression de favoriser des sous-traitants ou des fournisseurs.

ASSIDUITÉ DES ADMINISTRATEURS – EXERCICE 2005.
Le conseil a tenu 12 réunions pendant l’exercice 2005. Le comité de placement est constitué de l’ensemble du conseil. Le tableau ci-dessous indique le nombre de réunions auxquelles a assisté chacun des administrateurs par rapport au nombre total de réunions auxquelles cette personne aurait pu être présente.